اصول چهارده گانه بهبود کیفیت در مدیریت فرایند مدار

مقدمه

مدیران مدارس در مدیریت فرایند مدار بایستی به اصولی پای بند باشند و آنان را نصب العین حرکت بهبود مدرسه خویش قرار دهند . هر گونه تغییر و تحولی در کیفیت ، تدریجی ، آرام و آهسته است . آنی و اتفاقی نیست . با شکیبایی و صبر و حوصله همراه است . مدیر مدرسه ای که وظیفه و شغلش را می شناسد و از توکل و اعتقاد عمیقی سرشار است و با اعتقاد به مدیریت عشق و علاقه و عمل به آن ، فضای صمیمی و با نشاطی را در مدرسه ایجاد کرده است ، در حرکت بهبود کیفیت و اصلاح و بهبود امور ، رعایت اصول تغییر را می نما ید . رعایت این اصول در فرایند های مدرسه کمک می کند تا تغییرات را درست مدیریت کنید .

اصول چهارده گانه بهبود کیفیت مدرسه :

1-    توافق به جای اقناع  

بارها اتفاق می افتد مدیران مدارس برای انجام کاری نیاز به جلب نظرات کارکنان خود دارند . توافق نظرات اکثریت کارکنان کفایت می کند تا شما تغییرات مورد نظرتان را شروع کنید . « اصرار نداشته باشید همه کارکنان را قانع کنید » چون همیشه عده قلیلی هستند که قانع نشده و یا دیر قانع می شوند . در حرکت بهبود و مدیریت تغییر در مدرسه ، بیش از آن که به اتفاق و توافق نظرات کارکنان خود نیاز داشته باشید به انتقادات آنان احتیاج دارید . خواه سازنده و خواه غیر سازنده باشد .

2-    مهار مقاومت به جای از بین بردن آن

    طبیعی است که در هر تغییری عده ای مقاومت می کنند . و حتی جلوی حرکت تغییر می ایستند ، و مزاحمت هایی را به وجود می آورند . بیهوده تلاش نکنید تا مقاومت ها را از بین ببرید . مهار آن برای آغاز رکت تغییر در مدرسه کافی است .

3-    فرصت ها و محدودیت ها

   در ایجاد تغییر و بهبود و بهسازی فرایندها ی مدرسه،فرصت ها و محدودیت های مرتبط با فرایندی که می خواهید تغییر داده و بهبود دهید را دسته بندی کنید . آنگاه با تقویت نیروهای جلو برنده ، نیروهای باز دارنده را ضعیف کرده و تاثیر آن را بسیار کم کنید .

4-    پذیرش انرسایی عملکرد و بازده

     برخی از مدیران چون دقیقا به بررسی وضعیت مدرسه نمی پردازند و نقاط قوت و ضعف و عملکرد آن را تجزیه و تحلیل و ارزیابی نمی کنند تصور می کنند که مشکلی ندارند و همه چیز مناسب است . لذا برای اعتراف به نارسایی عملکرد و بازده ، بهتر است به ارزشیابی عملکرد و کارکرد مدرسه خود اقدام کنید .

5-    شکستن کارهای بزرگ به کارهای کوچک

    زیر بار کارهای بزرگ رفتن ، با توجه به امکانات و مقدوراتی که در مدارس ما موجود است ، کاری دشوار و اکثر مواقع غیر عقلانی است . اشتباه نشود منظور از کار بزرگ آرمان نیست . بلکه مقصود ، بدون تجهیزات و منابع کافی و غیر موزون و هوس انجام کاری بزرگ داشتن است . کارها را به اصطلاح بشکنید ، خرد کنید و سپس آن را در جغرافیای مناسب انجام دهید .

6-    کنار گذاشتن روش های کهنه و ناکار آمد

    عدهای از مدیران مدارس بر انجام روش های گذشته تاکید دارند . آنان می خواهند کارهای فعلی و آتی را با روش های گذشته انجام دهند . لکن طبیعی است که با موانع و مشکلاتی روبرو شوند . جالب این است که به جای عوض کردن روش ها ، رویه ها و فرض ها ،بر انجام کار با همان مهارت ها و روش های گذشته اصرار نیز می ورزند .

7-    دور اندیشی

«  دور اندیشی باعث می شود که مدیر مجبور به عذرخواهی نشود. » و همه زحمات و ثمره اش یک باره از بین نرود .دوراندیشی ثمره ذهنیت عقلایی است.همان طور که تغییر نتیجه تجزیه و تحلیل خردمندانه و عاقلانه است. مدیرانی که سلامت نفس و توکل بیشتری دارند و به مقصد و هدف می اندیشیند و آینده را ساختنی می دانند نه اتفاقی دور اندیش ترند.

8-تمرکز بر دانش آموز به عنوان گیرنده اصلی خدمات مدرسه

باید بررسی کرد ، هر حرکت بهبود و هر تغییری که قرار ایت در مدرسه اتفاق بیفتد چه تاثیری بر دانش آموزان و فرایند یادگیری می گذارد؟ در غیر این صورت مطمئن باشید برنامه و حرکت شما دارای نقص است و باید آن را برطرف کنید .

9-هدف گذاری درست ، واقعی و قابل دسترس

« برای ناخدائی که به مقصد هدف نمی اندیشد هیچ بادی موافق نیست .» این که مدرسه بایستی اهدافی داشته باشد ، جای هیچ گونه شک و تردید نیست. اما اهداف غیر قابل دسترس و آرمانی و کلی نمی توانند مدرسه ما را به مقصد رهنمون شوند . « تغییراتی را که در مدرسه برای آن برنامه ریزی می کنید باید دارای هدف های روشن ، واضح، قابل اندازه گیری و قابل دسترس باشد.» با اهداف کوچک کارها را شروع کنید تا به تدریج به نتایج بزرگ برسید .

10- بایسته کردن به جای سخت کار کردن

مدیران کیفی و مدیران تغییر، زمانی بیشتر و بهتر می توانند مفید واقع شده و حرکت بهبود را ادامه دهند که اوقات بیشتری را برای فکر کردن و تمرکز افکار داشته باشند . مدیرانی که دائم مشغول به نظر می رسند ، به تدریج به یک مصرف کننده و کار پرداز تبدیل می شوند . مدیران مدارس بایستی تغییر را از خودشان ، شروع کنند . لذا بهتر است به افزایش دانش و مهارت های خود توجه کنند. مدیری که خود نگرش، باور ،دانش ، و مهارت کافی نسبت به تغییر و بهبود فرایندهای آموزشی ، پرورشی ، اطلاعاتی ، مدیریتی ، فناوری و اداری مدرسه ندارد ، چگونه می تواند رهبر تغییر شود ؟

11-حل مشکل نه جابجایی آن

در حرکت بهبود کیفیت ، اصل بر حل ریشه ای مشکلات است نه موقتی، مسکّنی و یا جا به جایی آن. برخی جا به جایی مشکل و یا مخفی کردن آن را حل مشکل می دانند. این ویژگی مدیران دفع الوقت و روزمره است.« مدیران کیفیت ، بهترین راه حل را ساده ترین راه حل نمی دانند ، بلکه بهترین راه حل را علمی ترین راه حل می دانند .» راه حلی که درست، متناسب و جامع باشد .

12- مثبت اندیشی و عدم پیشداوری نابجا

مدیرانی که قدرت ریسک نداشته و دچار ترس و ارعاب هستند و بر این باورند که با امکانات و منابع موجود نمی توان کاری از پیش برد و به همین بهانه حرکت بهبود را شروع نمی کنند و به اصطلاح درجا می زنند ، مناسب تغییر و حرکت بهبود نیستند . تنگ نظری و منفی نگری دشمن کیفیت و هرگونه تغییر است .

13- تدریجی و پیوسته بودن کیفیت نه اتفاقی ، آنی و گسسته بودن آن

فرایند حرکت به کیفیت جامع ، فرایندی آهسته و پیوسته است.کیفیت جامع یک سفر است نه یک مقصد، مدیریت کیفیت جامع اقدامی هوشمندانه ، آرام و مستمر در تامین اهداف مدرسه ، پاسخ به انتظار و نیاز دانش آموزان و افزایش سطح کیفیت و مشکلات است. از وسوسه ئ حرکت کردن سریع در اجرای کیفیت جامع باید خودداری کرد. به تحول و تغییرمدیریت کیفیت جامع با صبر ، بخشش و همیاری نزدیک می شویم . توسعه کیفی مدرسه ( مدرسه کیفی جامع) در رهیافت مدیرت کیفیت جامع ، یک رخداد آنی که هر هفته و هر ماه یک بار اتفاق بیفتد نیست ، بلکه یک فرایند پیوسته و طولانی مدت است .

14- محور قرار دادن برنامه ریزی استراتژیک در مدرسه به مثابه بستر تغییر

 شما نمی توانید تغییرات را در فرایندهای مدرسه مدیریت کنید مگر اینکه برای مدرسه خود یک برنامه ریزی استراتژیک داشته باشید .اگر در مدرسه خود یک برنامه استراتژیک و یا استراتژی های منطبق و مرتبط و متناسب با مدرسه نداشته باشید چگونه می توانید تغییرات را به درستی رهبری کنید ؟  شک نکنید، که در صورت نداشتن برنامه حتما دیگران و حوادث شما را با خود خواهند برد. این نکته که کجا هستید ؟ به کجا می خواهید بروید ؟ و چگونه از اینجا به آنجا بروید ؟ نیازمند داشتن برنامه است .

منبع: مدیریت فرایندمدار  درمدرسه

دکتر حیدر تورانی

جلد اول